Få has på tidsrøverne!

Stress kan forebygges ved, at man får bedre styr på arbejdsprocesserne. Særligt e-mail er en kilde til stress for mange på dagens arbejdsmarked, fremgår det af ny bog

”Vi skal forvente mindre, end vi plejer, og forlange mere af hinanden, end vi gjorde. Derfor komme vi også alle sammen til at give den en ekstra skalle.”

Statsminister Helle Thorning-Schmidt (S), 1. maj-tale 2012.

Stress anslås at koste det danske samfund omkring 14 milliarder kroner årligt på grund af sygefravær, tidlig død og voksende udgifter i sundhedssektoren. 35.000 danskere er hver dag sygemeldt med stress, mens næsten 430.000 dagligt har symptomer på stress, fremgår det af tal fra Institut fra Folkesundhed.

LÆS OGSÅ: Hjerneskader er dyrt for samfundet og den enkelte

Med de tal i frisk erindring, kan man spørge, om statsministerens vision om at give den en ekstra skalle er realistisk.

I næste uge udkommer bogen ”Orden i kaos”, hvor cand.merc. og direktør Michael Kongsted og journalist og forfatter Kurt Strand sammen giver deres bud på, hvordan denne udfordring kan håndteres.

Bogen er skrevet til de mange, som har et videnarbejde. Fra forskeren til underviseren, fra advokaten til ingeniøren. Budskabet i bogen er kort sagt, at man kan få en hverdag med mindre pres og jag og forebygge stress ved at få bedre styr på arbejdsprocesserne.

”Der er en overordnet dagsorden, som betyder, at der ikke bliver flere ressourcer, men snarere færre. Oplever man at hænge i en klokkestreng, så er der en risiko for, at den følelse vil blive forstærket i mange job de kommende år. Men den enkelte medarbejder kan gøre noget for at udnytte en given tidsramme bedst muligt, og fælles for folk med vidensarbejde er, at de i vid udstrækning selv er herre over deres tid,” siger Kurt Strand.

Arbejdet med bogen har vist, at den elektroniske post af mange nærmest opleves som en kilde til stress og dårlig samvittighed. Som denne HR-konsulent for eksempel beskriver i et interview i bogen:

”Jeg havde en hverdag, der ikke var i orden; det væltede ind med mail, som jeg ikke kunne nå at læse – med risiko for, at jeg ikke fik svaret på vigtige mail, der krævede aktion med det samme.”

Det overraskede Kurt Strand, hvor udbredt det er at føle sig stresset over mængden af elektronisk post.

”Har man 50 ubesvarede mail, så ved man, at man skal gøre noget ved det. Mailen er på kort tid gået fra at være et fantastisk kommunikationsredskab til nærmest at være en forbandelse. Virksomheder må overveje, hvor mange mail man sender ud, og man skal overveje, hvor mange der skal se en mail. En del fortæller, at de åbner en mail tre eller fire gange, inden de handler på den. Efter at have arbejdet med bogen har jeg selv sat et mål om højst at have 10 uåbnede mail i min indbakke, og hvis jeg skal gøre noget i forbindelse med en mail, så gør jeg det med det samme,” siger han.

Den største udfordring for folk med vidensarbejde er netop viden, hvilket mængden af elektronisk post også er et billede på.

”Der kommer hele tiden viden flyvende ind fra både højre og venstre i form af nyhedsbreve, hjemmesider, fagtidsskrifter og kollegaer. Vi lever samtidig i en tid, hvor det er vigtigt at have adgang til ny viden, men den store udfordring er at håndtere viden og finde frem til det, som er det væsentlige. Mange oplever, at de kan blive ved og ved med at grave i et emne, men de mangler evnen til at sige, at nu har de ikke ressourcer til at vide mere,” siger Kurt Strand.

Bogen viser flere eksempler på folk, som har oplevet at få mere overskud til deres arbejde gennem noget så lavpraktisk som oprydning. I mange år som journalist har Kurt Strand arbejdet omgivet af forskellige stakke af dokumenter og notater, men det har han nu lavet om på i forbindelse med arbejdet med bogen.

”Jeg har altid forsvaret, at det ikke var nogen hindring, og jeg havde helt styr på det, men nu kan jeg godt se, at jeg arbejder bedre, hvis jeg ikke visuelt har noget liggende foran mig på bordet, for nede i bunkerne ligger der måske sager, som man burde få kigget på eller arkiveret. På den måde er bunkerne med til at hæmme koncentrationen. Det virker for mig at flytte bunkerne væk fra skrivebordet,” siger han.

Det er vigtigt for Kurt Strand og Michael Kongsted, at der også er plads til lidt kaos i hjørnerne.

Selvom overblik skaber overskud, skal der være et moment af kaos og tid til fordybelse. Som et eksempel på et menneske, som stræber efter effektivitet i arbejdslivet og samtidig sætter tid af til at blive lang i blikket, fremhæver han Marianne Lauritzen, som er centerchef for Psykiatrien i Region Syddanmark. Lederjobbet kombinerer hun med tid til børnebørnene, frivilligt arbejde i Mølhom Kirke og ledige stunder i haven.

”Jeg bor tæt på skoven, og jeg elsker at sidde og glo på rådyr. Jeg kan sagtens sidde i flere timer uden at ’producere’ noget; jeg er bare meget bevidst om, hvad det er, jeg gerne vil bruge min tid på,” siger hun i bogen.