Udsæt ikke til i morgen, hvad du kan gøre i dag. Sådan siger et gammelt dansk ordsprog. Rationalet bag mundheldet er velsagtens, at det næppe gavner nogen eller noget at lade opgaver ligge og vente på at blive løst, hvis de lige så vel kunne klares med det samme.
Læs uddrag fra bogen "Dansen på Deadline" her
Men noget tyder på, at en del mennesker i dag ikke efterlever ordsproget i særlig udpræget grad. Amerikanske undersøgelser viser således, at 15 til 20 procent af os mener at have betydelige problemer med udsættelsesadfærd. I 1970 var tallet blot fem procent. Det fremgår af en ny bog ”Dansen på deadline. Udskydelsens psykologi” af den svenske psykolog og forsker Alexander Rozental.
Udsættelse af opgaver eller prokrastinering, som det hedder på fagsprog, er, når man aktivt udskyder en opgave, selvom man ved, at det får negative konsekvenser. Det har ifølge den svenske psykolog og forsker adskillige negative konsekvenser, hvoraf alvorlig stress er en af dem. Men også psykiske problemer som angst og depression, dårlig økonomi, dårligt helbred og forsømte relationer kan opstå som følge af udsættelsesadfærd, fortæller Alexander Rozental.
At vi i dag i højere grad end tidligere er tilbøjelige til at udsætte ellers vigtige opgaver, skyldes for en stor del den generelle udvikling i samfundet.
”Når vi oftere i dag fristes til at udskyde opgaver, hænger det til dels sammen med, at vi har let adgang til flere hurtige belønninger gennem for eksempel computerspil, smartphones og streaming på nettet, hvilket vi tiltrækkes af. Ligeledes stilles der i dag højere krav om selvkontrol end tidligere - i dag skal man i mange jobs have selvdisciplin nok til at arbejde mod langsigtede mål, noget man ikke behøvede i samme grad tidligere, hvorfor prokrastinering ikke var så udbredt et problem,” siger han.
Ifølge de psykologiske teorier omkring udsættelsesadfærd er der flere parametre, der spiller ind, når vi beslutter, om vi skal udsætte en opgave eller ej. Dels er det afgørende, hvor stor belønning vi regner med at få ud af at udføre den, dels afhænger det af, om vi har tiltro til, at vi kan udføre opgaven godt nok, og så har det også betydning, hvor lang tid vi skal vente på den gevinst, opgaven kaster af sig. Alt efter personlighed vil det være forskelligt, hvilket parameter der er dominerende hos den enkelte.
Men selvom der med Alex-ander Rozentals ord findes en del deadlineromantikere, som bilder sig ind, at de arbejder bedst med kniven for struben, er det en sandhed med modifikationer.
”Når vi flytter en langsigtet deadline tættere på os selv i tid, sker der det, at vi får lettere ved at fokusere på det, vi skal, i forhold til kun at fokusere på belønningen. Men problemet er, at præstationen aldrig bliver lige så god, som hvis vi havde udført opgaven i god tid. Både kreativitet og problemløsning kommer til at lide under presset, og desuden påvirker det personer i din omgivelser, at du skal levere noget på et bestemt tidspunkt,” siger han.
Præst i Jelling Sogn Kristian Bøcker, der også er klummeskribent i Kristeligt Dagblad, kender godt til, at man kan få sig selv bildt ind, at man arbejder allerbedst under pres. Alligevel synes han, at det reelt er sjældent, at det viser sig at være tilfældet.
”Mine prædikener bliver sjældent bedre af, at jeg så småt kan høre bedeslagene ovre fra kirken,” siger han.
Han mener, at vi har fået forplumret forholdet mellem pligt og lyst og forsøger at få lysten listet ind i pligten, hvor det praktisk talt ikke er muligt, ligesom vi ofte kommer til at betragte det, vi egentlig gør af lyst, som sur pligt.
”Selv når vi har fri og skulle forestille at slappe af, har vi altid alt muligt, vi skal. Vi er blevet skal-mennesker, der får dårlig samvittighed, hvis ikke vi får spist sundt eller løbet nok. Men jeg tror, at vi skulle få ryddet op imellem lysten og pligten. Der er nogle ting, jeg skal, ikke fordi jeg gider, men fordi det kræves - enten arbejdsmæssigt eller privat - og så er der andre ting, vi gerne vil, men som vi opstiller en masse unødvendige deadlines for,” siger Kristian Bøcker, der mener, at det uafklarede forhold kan have uheldige konsekvenser.
”Jeg tror, at vi bliver stressede af det. Ikke bare på grund af arbejdslivet, for det med stærke pligtfølelser og fremsætning af deadlines har også sneget sig ind i vores privatliv, hvor det kolliderer med, at vi samtidig er enormt lystbetonede,” siger han.
Michael Kongsted er administrerende direktør i Pep Worldwide, som er et internationalt netværk af konsulentvirksomheder, der tilbyder virksomheder og organisationer at effektivisere medarbejdere og arbejdspladser. Han er enig i, at udsættelsesadfærd kan være en dårlig vej at slå ind på. Også han påpeger den teknologiske udvikling som en del af årsagen til, at det kan være svært at lade være.
”Hvis jeg kigger 25 år tilbage, kan jeg se, at antallet af afbrydelser i vores arbejde er blevet endnu flere. Du har mails, der hele tiden tikker ind, du har din telefon, hvor der kommer beskeder, en kalender, der er fyldt, og så er der hele privatsfæren med Facebook og andre sociale medier, som også tager af vores tid. Du spolerer i princippet hele tiden dit fokus og udsætter ofte de store opgaver, fordi du er tilbøjelig til at vente på det øjeblik, hvor du ikke forstyrres,” siger Michael Kongsted.
Han foreslår, at vi skal tilbage til en mere gammeldags måde at arbejde på. Ikke bare vores arbejdstid, men vores liv i det hele taget deler vi nemlig uhensigtsmæssigt op - vi foretager os ting i 10-minuttersintervaller, og det er medvirkende til at fremprovokere vores udsættelsesadfærd.
”Men det er svært med den måde, som mange har indrettet arbejdslivet på i dag, hvor vi læser mails, så snart de kommer ind, og hvor der mange steder er opstået en kultur, hvor det forventes, at selvsamme mails besvares inden for 10 minutter,” siger Michael Kongsted.
Han er fortaler for, at man lærer sig ”gør det nu”-princippet, hvor alt, der kan klares på under fem minutter, gøres med det samme, mens alt andet må sættes i skema. Og det nytter ikke at skimme alle sine mails igennem på fem minutter, for så har man hverken fået læst dem godt nok eller responderet på dem, hvilket kun skaber yderligere stress. I stedet bør man afsætte tre faste tidspunkter på dagen, hvor computerens indbakke tømmes.
Men det er ikke nemt, erkender Michael Kongsted, for skal man for alvor gøre noget ved udsættelsesadfærd, er det ikke nok, at man ene mand beslutter sig for at ændre arbejdsmønster. Det kræver, at kollegaer og samarbejdspartnere følger med.
”Mange af de her fantastiske moderne værktøjer, vi har fået, gør, at vi stjæler af hinandens tid. Ikke for at genere hinanden, men for at vi selv kan komme videre. Der findes virksomhedsejere, der ikke kan forstå, at deres medarbejdere ikke kan nå deres ting. Men samtidig har de sat dem i åbne kontorlandskaber og været med til at oparbejde en kultur, hvor mails er noget, der skal besvares med det samme. Man er nødt til at blive bevidst om, hvad den slags koster på den lange bane. Nogle mennesker bliver altså syge af stress. Det er samfundsøkonomisk meget dyrt, og ikke mindst har det jo nogle enorme menneskelige konsekvenser for den enkelte,” siger Michael Kongsted.
Ifølge Tage Søndergård Kristensen, tidligere professor i psykisk arbejdsmiljø på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, nu selvstændig forsker og konsulent, knytter begrebet udsættelsesadfærd sig ikke til alle personer på arbejdsmarkedet. Det er med andre ord ikke slagterimedarbejderen, der i tide og utide hiver smartphonen frem for at tjekke mails, men snarere de efterhånden mange, der bestrider et såkaldt grænseløst job. Et af dem, hvor man altid kan perfektionere lidt mere og søge lidt mere viden, inden man føler, man har løst sin opgave tilstrækkelig godt.
Noget af det, Tage Søndergård Kristensen råder folk til, for at de undgår gang på gang at udskyde ellers vigtige opgaver, er at hellige sig én opgave ad gangen.
”Alt for mange tager en opgave frem, lægger den væk og tager den så frem igen uden rigtigt at få den afsluttet til et bestemt tidspunkt. Men man skal ikke lade en opgave herske over en. Det er dig, der skal herske over opgaven. Man skal afsætte x antal ressourcer til en opgave, og når de er brugt, så skal man stoppe. Også selvom man synes, man lige kunne gøre den lidt bedre, hvis man brugte lidt mere tid,” siger han.
Hvis man er tilbøjelig til at lade sig aflede og dermed kommer til at udsætte opgaver, er det ikke nødvendigvis fordi, at det, der distraherer en, er vigtigere end det, man egentlig var i gang med. Det er også, fordi det kræver noget tid at finde den psykiske ro og finde ind til opgaven, inden man kan præstere. Og ifølge Tage Søndergård Kristensen er mange tilbøjelige til at blive hængende for længe i den vegeterende, zappende fase, hvor man lader sig aflede af Facebook, mails og tjekker nyheder på internettet.
Men det kan betale sig at øve sig i at få afsluttet opgaver til tiden. Undersøgelser viser nemlig, at mange med såkaldt grænseløst arbejde har en dårlig søvnkvalitet, hvilket på længere sigt kan være med til at generere stress. Men at det er svært, er Tage Søndergård Kristensen helt klar over.
”Vi ved jo godt, at folk fungerer på den måde, at skal de have gjort ting færdige, går det bedst med en deadline hængende over hovedet,” siger han.
En af ulemperne ved de mange afbrydelser, vi udsættes for hver dag i vores arbejde, er, at arbejdsflowet ødelægges. Undersøgelser viser, at det, hver gang man afbrydes, tager 20 minutter at komme tilbage til den koncentration, man havde, inden man blev afbrudt, og at halvdelen af opgaverne ikke bliver færdige.
Samtidig stresser det vore kognitive funktioner på samme måde, som hvis man røg hash hver dag. Det fortæller Majken Matzau, psykolog, forfatter og direktør hos Matzau Erhvervspsykologer. Dette er naturligvis ikke videre positiv læsning, men at udsætte opgaver med måde kan ellers faktisk være en nødvendighed i dag, mener hun.
”Jeg er stor fan af overspringshandlinger, når det er noget, vi gør for at slappe af. Vi lever i en tid med meget stress og prøver konstant at tidsoptimere alt. Det er nærmest en kollektiv psykose. Men når man udfører vidensarbejde, kan man ikke bare holde pause. Hjernen kører hele tiden og kan ikke dikteres til at holde 10 minutters pause og så starte igen. Medmindre man lader den beskæftige sig med noget andet, som sagtens kan være Facebook eller andet i den retning,” siger hun.
Når det kommer til spørgsmålet om, hvorfor vi overhovedet udsætter nogle opgaver, så er det som regel, fordi vi på en eller anden måde har en modstand over for disse, påpeger Majken Matzau. Det kan være, at vi er bange for det, vi skal udføre, at det er en vanskelig konfrontation, vi må tage, eller at vi ved, det vil afkaste et ubehageligt svar.
”Når vi sætter os og læser mails frem for at gå direkte til opgaven, så er det, fordi vi tager tilløb. Mange mennesker synes, at der er energi i et tilløb, og på et tidspunkt er energien blevet kraftfuld nok til, at man kan gå i gang,” forklarer hun, men medgiver dog, at nogle mennesker kører den form for udsættelser i en for ekstrem grad.
”Så bliver man uudholdelig at være sammen med for alle omkring sig, kommer altid for sent, går ud over deadlines og får en adfærd, der er direkte usund. Men brugt på den rigtige måde kan overspringshandlinger have stor nytteværdi,” siger Majken Matzau.