Prøv avisen
Boguddrag

Xinxin: Udsættelseskulturen er en af Danmarks største syndere

Når du arbejder frem mod et klart resultat, skal du tage din planlægning alvorligt. Start med at forestille dig resultatet, og bevæg dig så bagud. Det er i virkeligheden samme øvelse som talen til din 80-årsfødselsdag, skriver dansk-kinesiske Xinxin Ren Gudbjörnsson. Foto: Petra Theibel Jacobsen

I Danmark ser man det som en naturlig ting, at man får mere travlt op til en deadline, mens det i Kina vil betragtes som en falliterklæring. Vi skal blive bedre til at planlægge, skriver Xinxin Ren Gudbjörnsson. Læs et uddrag fra hendes nye bog her

Fra både arbejdsliv og privatliv ved du, at det er smart at planlægge bagfra og implementere forfra.

Du skal først afklare, hvilke slutresultater du går efter, og hvornår du vil have dem klar, før du kan planlægge tilbage mod dit nuværende udgangspunkt.

På den måde får du et klart billede af, hvad det vil kræve at nå dit mål i stedet for bare at kaste dig ud i opgaven og hurtigt løbe panden mod en mur.

Hvis du for eksempel skal planlægge et udviklingsprojekt, der skal stå klar inden for tre måneder, skal du kigge på krav og parametre til det færdige projekt, for at du kan vide, hvor mange og hvilke medarbejdere du skal have med i de forskellige faser af projektet, hvor meget I skal nå hver uge, hvordan I skal lave løbende kvalitetskontrol og tidsafstemning, om der bliver behov for overarbejde eller ekstra midlertidige medarbejdere og så videre. 

Hvis man ikke planlægger bagfra, kan man risikere at stå i sidste fase af et projekt med et stort restarbejde, som kræver overarbejde med korte varsler og hovsa-løsninger.

Ud i fremtiden og tilbage igen

Ofte er det helt naturligt at planlægge bagfra og implementere forfra, og vi gør det uden at tænke over det. For det meste tænker vi os om og handler derefter.

Men alt for tit tror vi, at vi er godt i gang med god planlægning og konsekvent implementering, selvom det er noget helt andet, vi egentlig gør.

Princippet om at planlægge bagfra og implementere forfra virker grundlæggende for ethvert projekt, men jeg ser det meget sjældent anvendt i praksis i danske virksomheder, hverken i offentlige eller private.

Måske nok på papiret og i store projekter, men det er ikke en tænkemåde, der er udbredt i hverdagens arbejdsopgaver. 

Når man tvinges til desperate sidsteøjebliksløsninger på grund af dårlig planlægning, dræber det ens motivation. Man kan godt undre sig over, at så mange virksomheder ikke lærer af deres egne og andres fejltagelser, men i stedet begår de samme typer fejl igen og igen.

Hvert år skrives der om restauratører og cateringfirmaer, som har gabt over for mange bookinger nytårsaften. 

De har simpelthen undervurderet arbejdsmængden og nogle gange også mængden af råvarer, de skal bruge. Det ville ikke være sket med ordentlig planlægning og implementering.

Når du arbejder frem mod et klart resultat, skal du tage din planlægning alvorligt. Start med at forestille dig resultatet, og bevæg dig så bagud. Det er i virkeligheden samme øvelse som talen til din 80-årsfødselsdag.

Hvis du gerne vil stå i en bestemt situation i fremtiden (bo i et hus frem for lejlighed, færdiggøre en strategisk opgave for din virksomhed, gennemføre et byggeprojekt), så sæt dig ind i den fremtidige situation.

Beskriv den nøje for dig selv og dine samarbejdspartnere (familie, kolleger eller venner, der skal hjælpe dig mod målet). Planlæg så skridt for skridt bagud.

Hvad gjorde I lige før målet? Hvilke ressourcer var der brug for? Hvilke forundersøgelser skulle laves? Hvilke partnere var inddraget? Langsomt nærmer I jer situationen, I sidder i nu. Vend så det hele på hovedet, start forfra og beskriv fra jeres nuværende situation i en tidsramme, hvilke skridt I skal tage hvornår.

Når du begynder at implementere, er det selvfølgelig vigtigt at monitorere og løbende gennemgå projektet og eventuelt revidere planen.

Fire problemer

Det lyder let. Men det kan være svært, så tag dig i agt for de typiske faldgruber.

Den dårlige planlægning og implementering (både for virksomheder og i privatlivet) skyldes hovedsageligt disse fire ting, som du lige så godt kan have med i dine overvejelser fra starten:

1. Man glemmer at begynde med motivationen
Alle parter skal forstå, hvorfor man gør bestemte ting, og hvilket resultat og mål man går efter. I den personlige planlægning skal man inddrage andre i husstanden og nogle gange arbejdsgiveren.

For virksomheder skal man huske at inddrage alle, der skal arbejde på projektet, især dem i ledende stillinger. Alle led i projektet skal kende til formålet med projektet og forstå tankegang bag. Man er nødt til at overbevise deltagerne om, at projektet er vigtigt – og at de er vigtige for projektet.

Ellers får man ikke motivationen frem hos dem, der skal hjælpe med at få projektet til at blive en succes.

2. Man undervurderer tidsforbruget og er tidsoptimist
Hvorfor undervurderer man tit tidsforbruget på bestemte opgaver? Måske fordi det at måle og veje ikke er en naturlig del af dansk mentalitet.

Når du laver en bestemt opgave flere gange, burde du vide, hvor lang tid, hvor meget og hvilke ressourcer opgaven kræver.

På den måde får du ingen grimme overraskelser. I Danmark ser man det som en naturlig ting, at man får mere travlt op til en deadline, men hvorfor? I Kina vil man se det som en falliterklæring. En studerendes eksamensforberedelse starter fra første skoledag!

Et projekt skal starte i så god tid som muligt, og det anses for groft uagtsom ledelse, hvis lederen på grund af uansvarlig planlægning skal pålægge medarbejderne dårlige arbejdstider og overarbejde med kort varsel.

Mange virksomheder, jeg har arbejdet med, forklarer mig, at netop deres branche og/eller virksomhed er så speciel, at de ikke kan planlægge og minimere sidste øjebliks-stress.

Men når jeg arbejder med dem, opdager jeg de samme ærgerlige fejl som hos andre virksomheder, og ingen af dem er branchespecifikke.

3. Man har en uklar fordeling af opgaver
Det kan lyde meget simpelt, at fordelingen af opgaver skal være klar fra begyndelsen, men det lader til at være noget af det allersværeste.

Nogle mennesker har en uendelig to do-liste uden deadline. Det er en rædsom vane, som både skaber ineffektivitet og stress. Både privat og professionelt er det vigtigt at forventningsafstemme fra starten.

Der skal være løbende opfølgning på fordelingen af opgaver og tidshorisonten for at sikre optimale arbejdsbetingelser og motivation. Man kan eventuelt bytte opgaver undervejs, hvis det er mere optimalt.

En af de største syndere i hjemmet, på arbejdspladser og i skoler er udsættelseskulturen. Klare fordelinger, klare forventninger og rettidig planlægning er vejen frem, når man vil vende dette destruktive mønster.

ANNONCE: Køb bogen her

4. Man har ingen klare mål
 
Vi ved alle, at vi ikke kan score uden at have et mål, men det glemmer vi tit, når vi går i gang med nye opgaver. Meget tid spildes på meningsløs snak og møder, der fører til opgaver, som laves om igen og igen, fordi ingen præcis ved, hvad de skal bruges til.

På samme måde som mange mennesker har drømme, der er fantastisk ukonkrete, har mange firmaer visioner og missioner, som blot er tåget snak.

Se blot på Folkeskolereformen fra 2014, der handler om at ”gøre en god folkeskole endnu bedre”.

Det virker, som om målet for folkeskolen er ”at skabe demokratiske, kreative og innovative borgere for vores samfund”. Men hvad betyder det helt konkret? Hvorfor kigger man ikke på erhvervslivets udfordringer for at finde ud af, hvilken slags nyuddannede og nyfaglærte vi har brug for?

Derefter kunne man tilpasse videregående uddannelser til kravene og behovene. Dernæst skulle man kigge på ungdomsuddannelser, bagefter folkeskolen og til sidst børnehaver og vuggestuer.

Hvis man ikke planlægger bagfra, ender man med idealisme og ønsketænkning i stedet for at opfylde reelle behov og nødvendigheder. Netop derfor har vi gymnasieelever, som starter i 1. g uden at have lært at læse og skrive, og studerende på universitetet, som mangler basale engelskkundskaber.

Alle dele af dannelse og uddannelse burde planlægges sammen, så man opnår synergieffekt, sammenhæng og kontinuitet. Og det betyder klare, konkrete mål.