Kigger du også en ekstra gang på de sorte, ensomme bogstaver på skærmen, der ville se så meget bedre ud med et lille smil ved siden af? Er det en arbejdsmail, du er i gang med at skrive, er der god grund til ikke at give efter for fristelsen og indsætte et lille, smilende ansigt.
Det mener Charlotte Mandrup, der er forfatter til flere bestsellere om ledelse og professionalisme på jobbet. Hun sammenligner brugen af smileys med fysiske berøringer som et knus eller et kys. Når du bruger smileys, kan det skabe nogle forventninger, der ikke kan indfries på arbejdspladsen, fordi der her hersker visse bestemte hierarkier og opgaver, der skal klares.
"Når vi begynder at bruge krammere i stedet for at give hånden som før i tiden, eller når vi skriver knus eller kram, så bringer det en retorik ind, som skaber nogle andre forventninger end det, konstruktionen kan levere. Det, der er min bekymring, er, når vi taler om arbejdspladser. De er sat i verden for at skabe et resultat. De er konstrueret på en måde, der er hierarkisk. Hvis vi forsøger at putte familie- og venskabsmodeller ind i de strukturer, så er det, vi får konflikten eller dilemmaet. Det er mit hovedbudskab."
Charlotte Mandrup er selv påpasselig i sit brug af smileys i arbejdsmails, og hun råder andre folk til at overveje den enkelte situation nøje. Motivet bag smileyen skal være på plads.
"Du skal være opmærksom på, hvorfor du gør det. Jeg er stor tilhænger af, at man tjekker sine egne motiver. Er det for at bløde op, så den anden ikke bliver vred? Er det for at indynde dig? Er det ubetænksomhed? Hvad vil du med det?"
Hos virksomheden LEGO er der ingen politik omkring brugen af smileys i arbejdsmails. Der er fuld tillid til, at medarbejderne selv kan styre brugen af den runde fætter. Men i en stor, international virksomhed er det vigtigt at huske på, hvem der sidder i den anden ende.
"Vi er en global virksomhed, som arbejder på tværs af mere end 40 lande. Vi har rigtig mange medarbejdere fra forskellige kulturer med forskellig baggrund, og det er selvfølgelig naturligt, at man tænker på modtageren, når man skriver, så man netop undgår en eventuel forvirring," siger kommunikationsmedarbejder Roar Trangbæk fra LEGO.
Hans eget brug af smileys varierer fra mail til mail, men han tænker over, hvornår og hvordan de bliver brugt.
"Man skal selvfølgelig passe på, ligesom man skal være påpasselig med humor, når man skriver det ned i en e-mail. Det er ikke alle, der har samme forståelse af, hvad der er sjovt og ikke sjovt. Det samme gør sig gældende med smileys. Kun i nogle tilfælde giver det god mening at bruge dem."
Hos TDC Erhvervscenter har de gjort sig lidt flere tanker omkring brugen af smileys. I en mail skriver salgschef Jesper Kamp, at der generelt hersker stor påpasselighed på arbejdspladsen, og at der opfordres til ikke at benytte smileys. Men der er en udvikling i gang, som rykker ved grænserne for den interne, skriftlige kommunikation.
"Vi opfordrer kraftigt til ikke at bruge smileys i arbejdsmails, og vi er meget påpasselige omkring generel brug af 'talesprog' i vores skriftlige kommunikation. Herunder brug af smileys, forkortelser og lignende chat-sprog. Udfordringen ligger i, at grænsen hele tiden flyttes i takt med ansættelsen af yngre medarbejdere, da kulturen omkring skriftlig kommunikation er ændret. Desuden skeler vi til, at hvis en kunde skriver til os med smileys i mailen, så er det okay at sende et svar retur med tilsvarende brug af smileys. Så generelt er vi påpasselige, men lader også kunden 'sætte scenen' for, hvornår det er tilladt eller ej," skriver Jesper Kamp.
Jesper Kamps erfaringer med den unge generation matcher de forventninger, som Charlotte Mandrup har. Hun forventer, at der i fremtiden sker forandringer på arbejdspladsen, der gør, at man kan anvende smileys og sproget anderledes, end vi gør det i dag. Men for nu er det en god idé at huske på Charlotte Mandrups budskab, inden du skriver en mail til en kollega.
"Som det er nu, skal vi være påpasselige med at bruge smileys og knus og kram, for det forstyrrer budskabet," fastslår hun.